La transformación digital no solo está cambiando el acceso a la información, sino también cómo se organiza, almacena y distribuye. Además, la automatización de procesos y el cloud computing en gestión de información permiten a las organizaciones reducir errores, mejorar la eficiencia y facilitar el trabajo colaborativo.
Por esta razón, los profesionales de la Gestión de la Información están liderando procesos clave de modernización en archivos, bibliotecas, empresas y entidades públicas.
La automatización documental consiste en usar herramientas tecnológicas para realizar tareas rutinarias sin intervención humana. Por ejemplo, permite clasificar, archivar, etiquetar o mover documentos de forma eficiente.
Entre las tecnologías más utilizadas, se destacan las siguientes:
RPA (Automatización Robótica de Procesos): software que imita acciones humanas en interfaces digitales.
Flujos de trabajo automatizados (workflows): sistemas que asignan, aprueban y notifican tareas de forma secuencial.
Reconocimiento inteligente de documentos (IDP): extrae datos automáticamente de archivos PDF, escaneos o formularios.
El cloud computing permite almacenar, acceder y procesar datos a través de internet, sin depender de servidores físicos locales.
Beneficios clave en la gestión informacional:
📁 Acceso remoto y simultáneo a documentos desde cualquier dispositivo.
🔒 Mayor seguridad y respaldo automático de la información.
📈 Escalabilidad: crece con las necesidades de la organización.
🤝 Facilita el trabajo colaborativo y la interoperabilidad entre plataformas.
Un profesional que domina la automatización y el cloud es mucho más competitivo, ya que:
En primer lugar, puede optimizar procesos archivísticos, bibliotecarios o administrativos.
Además, se integra con facilidad en equipos de transformación digital.
Asimismo, aporta soluciones innovadoras para el acceso y la preservación de la información.
Finalmente, comprende cómo conectar datos, herramientas y personas en entornos distribuidos.
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